Comment me rembourser des indemnités kilométriques ?

Les indemnités kilométriques couvrent les frais d’utilisation de votre véhicule à des fins professionnelles. Votre expert-comptable explique leur remboursement.

Pour un dirigeant de société, un indépendant, un commerçant… l’utilisation de son véhicule personnel pour assurer ses déplacements professionnels (rendez-vous, livraisons, etc.) présente plusieurs avantages. Cela évite à la société de payer tous les ans la taxe sur les véhicules de société (TVS) et de supporter la charge de l’emprunt nécessaire à l’achat du véhicule.

Quelles sont les conditions à respecter pour se faire rembourser des indemnités kilométriques par sa société ?

Pour vous rembourser des indemnités kilométriques en tant que dirigeant (il en va de même pour vos salariés), vous devez respecter un certain nombre de conditions :

  • Le véhicule qui donne lieu à remboursement d’indemnités kilométriques n’est pas immatriculé au nom de la société.
  • Vous avez conservé les justificatifs des déplacements remboursés (date, lieu, nombre de kilomètres parcourus, nom des clients ou de l’événement ayant entraîné le déplacement.
  • Il est toujours bon de le rappeler, ne sont donc concernés que les déplacements strictement professionnels.

Les indemnités kilométriques sont versées dans le but de couvrir les frais suivants : l’achat du véhicule, les frais de carburant, l’assurance annuelle et les frais d’entretien. Aucun autre remboursement ne peut donc être versé concernant ces frais si le conducteur a déjà perçu des indemnités kilométriques.

En revanche les frais de stationnement ou de péage peuvent être remboursés séparément des indemnités kilométriques.

Détail du calcul des indemnités kilométriques

Les indemnités kilométriques sont calculées d’après le barème édité tous les ans par l’administration fiscale.

Par exemple, pour une distance parcourue de 160 km avec un véhicule de 5 CV, on applique le calcul suivant (barème 2013) :
160 x 0,536 = 85,76 € d’indemnités kilométriques à verser.

 

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